Voor ieder document dient onder tabblad ‘Details’ te worden ingesteld wat de verloopdatum is van het document. Zo zorg je ervoor dat documenten regelmatig opnieuw worden beoordeeld, waar nodig aangepast en geverifieerd. Verlopen documenten worden weergegeven onder tabblad ‘Verlopen documenten’.
Let op: alleen de medewerker die als ‘Auteur’ is ingesteld onder het tabblad ‘Details’ voor een document heeft de mogelijkheid om het document aan te passen. Alleen de medewerker die als ‘Verificateur’ is ingesteld onder het tabblad ‘Details’ voor een document heeft de mogelijkheid om het document te verifiëren.
- Klik in het dashboard op 'Handboek' en open het tabblad ‘Verlopen documenten’.
- Klik op het verlopen document om het te openen.
- Controleer de inhoud van het document en pas het document waar nodig aan, wijzig in tabblad 'Details' bij geldigheid de datum ‘Verloopt op’ naar de nieuwe verloopdatum (bijv. vandaag + 1 jaar) en klik op 'Wijzigingen opslaan' om de wijzigingen definitief op te slaan.
- Klik op 'Markeren voor verificatie' om het document opnieuw aan te bieden voor verificatie.
- Voer een passend logbericht in in het pop-up venster wat verschijnt waarin je vermeld welke wijzigingen je hebt doorgevoerd en klik op 'Markeren voor verificatie'. Let op: ook als je in de inhoud van het document niet hebt gewijzigd, moet je het document opnieuw verifiëren, zodat de verloopdatum juist wordt aangepast en het document niet meer onder ‘Verlopen documenten’ verschijnt.
- Het document wordt nu verwijderd uit het tabblad ‘Verlopen documenten’ en weergegeven onder het tabblad ‘Te verifiëren documenten’. De gewijzigde versie wordt gepubliceerd zodra het document is goedgekeurd door de verificateur.