Het is mogelijk om gegevens van cursisten te importeren vanuit Excel, zodat in één keer alle gewenste cursisten worden aangemaakt. Hiertoe dient gebruik gemaakt te worden van een voorbeeld Excel bestand wat voorafgaande aan het importeren dient te worden ingevuld. Download altijd het meest recente Excel bestand, deze wordt namelijk regelmatig uitgebreid.
Let op: maak voorafgaande aan het importeren van cursisten een aparte afdeling/aparte afdelingen speciaal voor trainingen aan, bijvoorbeeld e-learning, of e-elearning productie, e-learning management, e-learning QA (deze apart aangemaakte afdelingen mogen ALLEEN door cursisten gebruikt worden!) en maak een user-rol aan voor cursisten (als deze nog niet aanwezig is, zoals bijvoorbeeld de rol ‘E-learning cursist’) , zodat cursisten alleen het recht hebben om een cursus te volgen en verder niets kunnen zien of aanpassen. Zie ook hoofdstuk Algemeen.
- Ga naar het dashboard en klik op het tabblad ‘Medewerkers’.
- Klik rechts in het scherm op de knop ‘Importeren’.
- Er verschijnt een pop-up scherm. Lees de tekst en klik op ‘Volgende’.
- Klik op ‘Download voorbeeld Excelbestand’.
- Het Excel bestand wordt gedownload. Open het Excel bestand en vul de gegevens van de medewerkers in zoals is aangegeven in het voorbeeld. Let op: in het Excel bestand mag geen gebruik worden gemaakt van formules of verwijzingen naar andere cellen in Excel.
- In het voorbeeld bestand is weergegeven welke cellen verplicht ingevuld moeten worden en welke gegevens exact moeten worden overgenomen.
- Indien gegevens van alle medewerkers zijn ingevuld, kunnen de voorbeeldgegevens worden verwijderd uit het Excelbestand (klik met de linkermuisknop op de rij met voorbeeld gegevens om deze te selecteren, klik vervolgens met de rechtermuisknop de rij en selecteer verwijderen, de rij met voorbeeldgegevens wordt verwijderd).
- Sla het Excel bestand op de computer op.
- Klik in het pop-up scherm ‘Importeren’ wat nog open staat op ‘Bestand bijvoegen’ en voeg het zojuist op je computer aangepaste en opgeslagen Excel bestand toe. Dit kan ook door het mapje waarin het Excel bestand zich bevindt te openen en het bestand te slepen naar de rechthoek met de tekst ‘Sleep bestanden hier naartoe’ in het pop-up scherm.
- Vink de afdeling aan die voor de medewerker van toepassing is, bijvoorbeeld training, P&O of HR.
- Vink de juiste rol of rol aan die je wilt toekennen aan de medewerker, bijvoorbeeld e-learning cursist (let op: deze rol moet eerst aangemaakt worden onder Instellingen/Rollen/User-rol toevoegen).
- Vink aan dat het een cursist betreft.
- Klik op ‘Volgende’. Een pop-up scherm verschijnt met de melding ‘Importeren voltooid’. De geïmporteerde cursisten zijn nu in het overzicht met cursisten terug te zien (open tabblad ‘Medewerkers’ en vervolgens tabblad ‘Cursisten’). De gegevens van cursisten kunnen te allen tijde nog worden aangepast of cursisten kunnen indien gewenst worden verwijderd.