- Klik in het dashboard op 'Handboek' en open het tabblad ‘Beheer’.
- Klik op het handboek waaraan je documenten wilt toevoegen.
- Open het tabblad ‘Hoofdstukken’ en klik op een hoofdstuk waaraan je documenten wilt toevoegen. Klik hier om te lezen hoe je een nieuw handboek aanmaakt en hoofdstukken en secties kunt toevoegen.
- Klik rechts in het scherm op 'Documenten toevoegen'.
Tip: het is ook mogelijk om documenten te dupliceren (kopiëren). Dit doe je door een bestaand document te openen. Vervolgens klik je rechts in het scherm op 'Documenten dupliceren'. Een kopie van het geopende document wordt aangemaakt en kan weer opnieuw worden bewerkt en opgeslagen. Wil je een document dupliceren (kopiëren) naar een ander hoofdstuk? Gebruik dan de knop 'Dupliceren naar hoofdstuk'.
A. Details voor document invoeren
Het invoerscherm voor het document verschijnt met als eerste het tabblad details. De rood omrandde vakken zijn verplicht in te voeren gegevens. Voer nu de gegevens voor het document in:
- Voer de titel van het document in, selecteer de sectie waarin het document dient te verschijnen en voer een documentcode in (bijvoorbeeld RF-001). Het ‘nummer’ betreft een uniek nummer voor het document wat automatisch wordt aangemaakt.
- Selecteer de auteur en de verificateur voor het document door allereerst de afdeling en vervolgens de medewerker te selecteren. Let op: indien het reacht ‘User mag zichzelf toekennen als verificateur’ niet is aangevinkt bij de aan jouw gebruikersnaam gelinkte rol, is het niet mogelijk om jezelf als verificateur in te stellen voor een document, lees meer over het instellen van rechten via het onderwerp User-rollen beheren. Let op: indien de auteur een andere medewerker is dan jij zelf, is het na opslaan van het document onder je eigen inloggegevens niet meer mogelijk het document aan te passen. Dit kan dan alleen nog maar met de inloggegevens van de auteur worden gedaan, tenzij je het recht hebt om alle documenten aan te passen (dit recht is overrulend en kan worden ingesteld via de User-rollen.
- Het is ook mogelijk om meerdere verificateurs aan een document te koppelen door te klikken op 'Toevoegen'. Het document moet dan door alle verificateurs goedgekeurd worden alvorens het gepubliceerd wordt in ‘Mijn handboeken’. De volgorde waarin de verificateurs worden toegevoegd is tevens de volgorde waarin het document geverifieerd dient te worden.
- Selecteer de datum waarop het document gepubliceerd dient te worden (standaard is de datum van vandaag ingesteld, maar het is mogelijk een document automatisch in de toekomst te laten publiceren, bijvoorbeeld indien je alvast de doelstellingen voor volgend jaar hebt geformuleerd dan kun je deze per 1 januari van het volgende jaar publiceren).
- Selecteer de datum waarop het document verloopt (voor verschillende normen en documenten geldt dat het document minimaal jaarlijks dient te worden geverifieerd). Het document verschijnt na die datum automatisch onder het tabblad ‘Verlopen documenten’, zodat inzichtelijk is welke documenten opnieuw dienen te worden geverifieerd.
Vink indien gewenst de notificatieopties aan. Indien je de optie ‘Notificatie bij wijziging’ aanvinkt, ontvangen de (via afdelingen) gekoppelde medewerkers een email indien een document opnieuw geverifieerd is. De notificatie kan dan verstuurd worden nadat op de knop ‘Verifiëren’ is geklikt door de verificateur van dit document. Als de optie ‘Notificatie bij afkeuren’ is aangevinkt, wordt een automatische email verstuurd naar de auteur van het document indien het is afgekeurd door de verificateur. Als de optie ‘Notificatie bijna verlopen’ is aangevinkt, ontvangt de auteur van het document een automatische email indien het document binnen X dagen verloopt. Klik hier om te lezen hoe je standaard teksten voor notificaties instelt. - Het is mogelijk om tags toe te voegen aan het document, zodat later gemakkelijker en sneller gezocht kan worden naar bepaalde kernwoorden in het handboek. Zoeken op tags kan binnen alle tabbladen van het online handboek (Mijn handboeken, Verlopen documenten, Te verifiëren documenten, Afgekeurde documenten en Beheer). Typ de tag en druk op Enter om de tag toe te voegen, herhaal dit voor meerdere tags. Voorbeelden van tags: BRC, HACCP, IFS, TD, Piet de Wit, QA, Productie. Selecteer de tags zorgvuldig, want hoe meer tags in diverse documenten worden geplaatst, hoe meer documenten verschijnen bij het zoeken naar de betreffende tag. Bedenk daarnaast dat je in ‘Mijn handboeken’ altijd kunt zoeken op documenttitel, documentcode en tekst in het document. Het is dus niet zinvol om een tag te plaatsen welke hetzelfde is als tekst die reeds in een document voorkomt.
- Voeg indien gewenst één of meerdere bestanden toe aan het document. Het bestand verschijnt vervolgens onderin het document als hyperlink onder Bijlagen. Na opslaan en verifiëren van document en na klikken op de hyperlink in Mijn handboeken wordt het toegevoegde document automatisch geopend. Voorbeelden van bestanden: pdf versie van een registratieformulier om het formulier via iedere printer op dezelfde manier te kunnen printen, plattegrond, externe documenten die van belang zijn voor het document.
- Vink aan voor welke afdeling(en) het document na opslaan en verificatie zichtbaar dient te zijn. Klik indien gewenst op selecteer alles om alle afdelingen aan te vinken of op selecteer niets om alle afdelingen uit te vinken.
- Selecteer indien gewenst een extra label dat je wilt koppelen aan dit document. Lees hier hoe je extra labels aanmaakt via Instellingen.
B. Inhoud voor document invoeren
- Klik op het tabblad ‘Inhoud’. Let op: sla het document tussentijds regelmatig op om te voorkomen dat ingevoerde gegevens verloren gaan bij het (ongemerkt) verbreken van de netwerkverbinding.
- Selecteer of de pagina ‘Staand (PORTRAIT)’ of ‘Liggend (LANDSCAPE)’ dient te verschijnen.
- Voeg naar wens tekst, afbeeldingen, hyperlinks en Youtube filmpjes toe aan het document. Ga met de muis op een button in de editor staan (zonder te klikken) en wacht even tot de toelichting bij de functie verschijnt om te kunnen zien welke functies de buttons hebben.
- Klik op 'Opslaan' om de ingevoerde gegevens voor het document op te slaan.
C. Document aanbieden voor verificatie
Als je klaar bent met het document moet deze nog geverifieerd (goedgekeurd) worden. Ingevoerde documenten worden namelijk pas getoond in Mijn handboeken nadat deze geverifieerd (goedgekeurd) zijn door de verificateur.
- Klik rechts in het scherm op de knop ‘Markeren voor verificatie‘ (de knoppen rechts in het scherm verschijnen als je een ander tabblad aanklikt dan het tabblad ‘Inhoud’).
- Voeg een logbericht toe ter informatie voor de verificateur. Bijvoorbeeld: Document is nieuw opgesteld naar aanleiding van de nieuwe machine op afdeling B.
- Klik vervolgens op de knop 'Markeren voor verificatie'. Het document verschijnt nu onder het tabblad ‘Te verifiëren documenten’.
- Na verificatie door de verificateur en na opnieuw openen van het document is onder het tabblad ‘Versies’ versienummer 1 zichtbaar met onder het kopje ‘Wijzigingen’ het logbericht wat bij ‘Markeren voor verificatie’ is ingevoerd.
- Onder het tabblad ‘Timeline’ verschijnen tevens de logberichten ‘Markeren voor verificatie’ met ingevoerd logbericht en ‘Document geverifieerd’. Als het document is afgekeurd door de verificateur, verschijnt het document onder het tabblad ‘Afgekeurde documenten’. De verificateur heeft in het logbericht vermeld wat niet goed is aan het document en de auteur dient het document weer aan te passen. Het logbericht is terug te lezen onder het tabblad ‘Timeline’ van het document.
D. Tips voor de online document editor
- Indien tekst vanuit een Word document gekopieerd wordt, selecteer tekst dan eerst in Word en kopieer de tekst via Ctrl+c. Plak de tekst in de editor via Ctrl+v of kies voor de knop (plakken algemeen) of (plakken vanuit Word), de tekst dient in de laatste twee gevallen in het verschijnende pop-up venster te worden geplakt door middel van Ctrl+v. De opmaak vanuit Word wordt nu zoveel mogelijk mee gekopieerd. Het kan zijn dat sommige vormen van opmaak, zoals tekst markeren en de kleur van de tekst, handmatig dienen te worden toegepast. Daarnaast kan het zijn dat enkele Enters en spaties verwijderd dienen te worden.
- Indien tekst via de hierboven beschreven werkwijze onvoldoende naar wens gekopieerd wordt, kun je gebruik maken van de knop (plakken uit text), de tekst dient in het verschijnende pop-up venster te worden geplakt middels Ctrl+v. De tekst wordt geplakt als platte tekst, alle opmaak van de tekst is nu verwijderd en kan handmatig worden ingesteld.
Indien tekst vanuit andere digitale document software wordt gekopieerd, is het vaak handig de tekst eerst naar Word te kopiëren en van daaruit te kopiëren. - Om een tekstregel direct onder de vorige regel te krijgen, kun je de combinatie Shift+Enter gebruiken (ga aan het einde van de regel staan en druk Shift+Enter tegelijkertijd in, de cursor wordt verplaatst naar de eerst volgende regel zonder hier een extra witregel tussen te laten).
Om een extra witregel toe te voegen boven of onder een tabel of afbeelding ga je met de muis naar de plaats waar je de extra witregel wilt toevoegen, er verschijnt een rode stippellijn met de knop, klik hierop om een extra witregel toe te voegen. - Voeg een youtube filmpje toe door allereerst te gaan naar www.youtube.com, het filmpje op te zoeken, onder het filmpje op youtube te klikken op ‘Delen’ en de weergegeven link te kopiëren (http://youtu.be/……..). Vervolgens klik je in de document editor. Plak de uit youtube gekopieerde link in onder ‘Paste Youtube Video URL’ via Ctrl+v. Vink de optie ‘Use HTTPS’ aan. Na opslaan van het document zie je het toegevoegde youtube filmpje verschijnen.