Klik in het dashboard op tabblad ‘Memo’ en klik op 'Memo toevoegen'.
Voer een titel en code voor de memo in.
Selecteer indien gewenst een categorie. Lees hier hoe je zelf categorieën voor memo’s kunt aanmaken.
Selecteer een afdeling en indien gewenst een medewerker als auteur van de memo.
Selecteer een afdeling en indien gewenst een medewerker als verificateur van de memo.
Klik op 'Toevoegen' om meerdere verificateurs aan de memo toe te voegen.
Vink de optie ‘Wijzigingsnotificatie’ aan indien je automatische wijzigingsnotificaties wilt sturen in geval van wijziging van deze memo. De notificaties worden dan verstuurd naar medewerkers die gekoppeld zijn aan de voor deze memo geselecteerde afdelingen waarvan een e-mailadres aanwezig is in de medewerkers details. Lees hier hoe je een automatisch tekstsjabloon voor de wijzigingsnotificatie kunt instellen. Verstuurde notificaties worden gelogd onder tabblad Timeline.
Klik op ‘Bestand bijvoegen’ als je bestanden vanaf je computer wilt toevoegen aan de memo.
Selecteer de afdeling(en) waarvoor deze memo beschikbaar dient te zijn. De memo kan dan worden ingezien door alle medewerkers die aan de betreffende afdeling gekoppeld zijn én waarvoor de memo rechten zijn ingesteld bij ‘Rollen’.
Klik op tabblad ‘Inhoud’ om de tekst voor de memo toe te voegen. Klik hier om meer te lezen over de opmaak en mogelijkheden voor een memo. Zie de toelichtingen onder punt B en C in de link.
Klik op tabblad ‘Acties’ om acties te koppelen aan deze memo.
Voer de uit te voeren actie in, geef de prioriteit aan (laag, midden, hoog), vul de deadline in, voeg een eventuele opmerking toe, selecteer de locatie en de medewerker die verantwoordelijk is voor uitvoering van de actie en selecteer de verificateur die de uitgevoerde actie dient te verifiëren.
Klik op 'Toevoegen' om de actie toe te voegen en voeg indien gewenst op dezelfde wijze als hierboven beschreven meerdere acties toe.
Onder tabblad ‘Verificatie’ kun je terugzien welke afdelingen en medewerkers de memo dienen te verifiëren. Tevens kun je onder het tabblad ‘Timeline’ de communicatie betreffende de memo teruglezen.
Klik op 'Opslaan' om de memo met bijbehorende acties op te slaan.
Acties zijn opgenomen in de centrale actielijst, welke te benaderen is vanuit het dashboard door te klikken op tabblad ‘Acties’. Lees meer over het beheer van de centrale actielijst.
Memo’s kunnen op een later moment worden bewerkt door te klikken op tabblad ‘Memo’ en vervolgens de betreffende memo te openen. Klik op de knop 'Bewerken' om de memo te bewerken en klik op 'Opslaan' om de wijzigingen op te slaan.