Het is mogelijk om gegevens van medewerkers en cursisten te importeren vanuit een Excel bestand, zodat in één keer alle gewenste medewerkers en cursisten worden aangemaakt. Hiertoe dient gebruik gemaakt te worden van een voorbeeld Excel bestand wat voorafgaande aan het importeren ingevuld moet zijn. Download altijd het meest recente Excel bestand.
Let op: maak bij voorkeur per afdeling een Excel bestand aan, zodat je de bijbehorende afdeling direct juist kunt instellen tijdens het importeren.
- Ga naar het dashboard en klik op het tabblad ‘Medewerkers’.
- Klik rechts in het scherm op de knop ‘Importeren’.
- Er verschijnt een pop-up scherm. Lees de tekst en klik op ‘Volgende’.
- Klik op ‘Download voorbeeld Excelbestand’.
- Het Excel bestand wordt gedownload. Open het Excel bestand en vul de gegevens van de medewerkers in zoals is aangegeven in het voorbeeld. Let op: in het Excel bestand mag geen gebruik worden gemaakt van formules of verwijzingen naar andere cellen in Excel.
- In het voorbeeld bestand is weergegeven welke cellen verplicht ingevuld moeten worden en welke gegevens exact moeten worden overgenomen.
- Als de gegevens van alle medewerkers zijn ingevuld, kunnen de voorbeeldgegevens worden verwijderd uit het Excelbestand (klik met de linkermuisknop op de rij met voorbeeld gegevens om deze te selecteren, klik vervolgens met de rechtermuisknop de rij en selecteer verwijderen, de rij met voorbeeldgegevens wordt verwijderd).
- Sla het Excel bestand op de computer op.
- Klik in het pop-up scherm ‘Importeren’ wat nog open staat op ‘Bestand bijvoegen’ en voeg het zojuist op je computer aangepaste en opgeslagen Excel bestand toe.
- Vink de afdeling aan die voor de medewerker van toepassing is.
- Vink de rol aan die je wilt toekennen aan de medewerker, bijvoorbeeld e-learning cursist (let op: deze rol moet eerst aangemaakt worden onder Instellingen/Rollen/User-rol toevoegen).
- Vink aan dat het een medewerker en/of cursist betreft.
- Klik op ‘Volgende’. Een pop-up scherm verschijnt met de melding ‘Importeren voltooid’. De geïmporteerde medewerkers en cursisten zijn nu in het overzicht met medewerkers en cursisten terug te zien (open tabblad ‘Medewerkers’). De gegevens van medewerkers en cursisten kunnen te allen tijde nog worden aangepast of medewerkers of cursisten kunnen indien gewenst worden verwijderd. Het verwijderen van cursisten is niet meer mogelijk zodra de cursist een E-learning heeft uitgevoerd.