Wanneer je de cursistendatabase beheerd kun je cursisten één voor één beheren in een cursistengroep. Het is ook mogelijk om meerdere cursisten te beheren met behulp van de taal of de functieprofielen.
Verifieer voordat je verder gaat met de Cursisten beheren functie of je database goed is ingericht.
Voorwaarden
Zijn de functieprofielen geconfigureerd via de instellingen en competenties en bij de individuele cursisten?
Functieprofielen zijn een optie binnen de instellingen. Met deze functieprofielen kun je competenties bundelen. Een medewerker met het functieprofiel: productiemedewerker moet bijvoorbeeld de competenties Hygiëne, Persoonlijke Hygiëne en veilig werken beheersen. Cursistengroepen koppel je aan deze functieprofielen en competenties. Daarnaast koppel je medewerkers via de details pagina aan een functieprofiel. Lees in dit artikel meer over het instellen van functieprofielen.
Mocht de optie tot functieprofielen niet zichtbaar zijn in je database dan kun je contact opnemen met support. In overleg kan er gekeken worden of het aanmaken en beheren van functieprofielen mogelijk is binnen de omgeving. Dien je aanvraag in via support via de gebruikelijke kanalen.
Zijn de talen bij de cursistengroepen en de cursisten geconfigureerd?
Binnen de database is het mogelijk om verschillende talen aan te maken. Via de instellingen kun je verschillende talen beheren en onder andere de vertalingen van uitnodigingen beheren. Cursisten kun je koppelen aan deze talen via de medewerkers details pagina.
Nu is het ook mogelijk om de taal van een cursistengroep te bepalen. Wanneer je bijvoorbeeld een cursus Voedselveiligheid NL hebt aangemaakt kun je de taal bij de cursistengroep als Nederlands instellen.
Cursisten Beheren
Wanneer je database qua taal en functieprofielen goed zijn geconfigureerd kun je via de volgende stappen cursisten in een stap:
- Toevoegen en aanmelden
- Afmelden
- Uitnodigen
Ga naar de desbetreffende cursistengroep. Controleer op de details pagina of de functieprofielen en de talen correct zijn ingesteld.
Onder Acties kun je via de knop Cursisten Beheren de cursisten gaan toevoegen. Een nieuw venster opent. In de pop up kun je vervolgens de regels gaan bepalen waarmee je de cursisten kunt gaan beheren.
Toevoegen en aanmelden
De cursisten worden toegevoegd en aangemeld voor de cursistengroep(en) als het functieprofiel en/of de taal van de cursist overeenkomt met die van de cursistengroep.
Cursisten worden toegevoegd aan de cursistengroep wanneer er een match plaats vindt op het functieprofiel en/of de taal.
De cursistengroep heeft bijvoorbeeld de taal Nederlands en het functieprofiel Operator geselecteerd. Als een cursist de taal Nederlands heeft in het medewerker tabblad en als functieprofiel Operator heeft gekoppeld. Dan pas wordt de cursist na de actie uitvoeren toegevoegd.
Afmelden
Cursisten worden afgemeld van de cursistengroep(en) als het functieprofiel en/of de taal van de cursus niet overeenkomt met die van de cursistengroep
Cursisten worden afgemeld van een cursistengroep wanneer er geen match plaats vindt op het functieprofiel en/of de taal.
Op deze manier kun je een cursistengroep bijhouden door cursisten met een afwijkend functieprofiel af te melden voor de cursus die ze niet hoeven te volgen of waarvan de resultaten niet getoond hoeven te worden in de competentiematrix.
Uitnodigen
Aangemelde cursisten die een cursus uit de cursistengroep nog niet hebben gedaan en aangemelde cursisten met een verlopen certificaat worden uitgenodigd via de mail of via een brief.
Medewerkers worden uitgenodigd voor een eerste keer of voor een herhaling van een cursus. Vervolgens worden, afhankelijk van de keuze, een mail gestuurd of een pdf-bestand gedownload met alle brieven onder elkaar.
Na het selecteren van de parameters kun je de op de knop uitvoeren drukken. Een bevestigende pop-up toont dan met een overzicht van de uitgevoerde acties.
Herhalen
Via cursisten beheren je nu ook uitnodigingen voor herhalingen versturen naar cursisten met certificaten die verlopen binnen een gewenst aantal dagen.
- Open de cursistengroep
- klik op cursisten beheren
- Na de selectie uitnodigen is het mogelijk om een aantal dagen in te geven wanneer het certificaat dreigt te verlopen.
- Klik op uitvoeren. Alle cursisten die aan de criteria voldoen worden dan uitgenodigd
In het voorbeeld worden alle Cursisten die in de cursistengroep hun certificaat laten verlopen binnen 10 dagen automatisch uitgenodigd voor een herhaling.